Kate Sharkey: “Met Publiq neem je stakeholders mee op een reis door het project”

Toen wij Kate Sharkey, Communications and Social Value Advisor bij Laing O’Rourke, vroegen naar het grootste voordeel dat Publiq te bieden heeft, verwoordde zij het prachtig. De app zal “je stakeholders meenemen op een reis door het project”, zegt ze, waardoor ze actief kunnen meedoen in plaats van passief vanaf de zijlijn toekijken. Zij werkt sinds januari 2023 aan de Milton Keynes East Development en vanaf augustus 2023 werd Publiq hun belangrijkste middel voor omgevingscommunicatie en -betrokkenheid.

Als gebruiker van Publiq is ze zeer tevreden over de manier waarop het betrokkenen samenbrengt en hen meeneemt op de reis door dit grote project. Hun speciale klantenservice en projectmailbox zijn “vrijwel overbodig geworden nu we Publiq hebben”, legt Kate uit.

Hoe ging Kate van brieven, bijeenkomsten en e-mailcommunicatie naar slechts één softwareoplossing voor al haar externe communicatie? Hoe helpt Publiq hen om sociale waarde in Milton Keynes te waarborgen en hoe reageerden de betrokkenen? Wij spraken met Kate en vroegen om antwoorden.

De Milton Keynes East Development

De Milton Keynes East Development is een groot bouwproject dat alles omvat: globale plannen voor 4.000 – 4.600 woningen, logistieke werkruimte (400.000 vierkante meter), scholen, een park langs de rivier, open ruimtes en gemeenschapsvoorzieningen staan op de planning. Tegelijkertijd hebben ze volledige toestemming om de infrastructuur in Milton Keynes East te verbeteren.

Op het moment van schrijven is het project in volle gang: het begon op 1 september 2023 en staat gepland om eind mei 2025 te worden afgerond. Publiq wordt gebruikt als kanaal om hun 837 huidige volgers te informeren over de voortgang. En Kate is degene die de doelgroep actief betrekt via de app.

De beginfase

Kate heeft niet altijd met Publiq gewerkt aan haar projecten. Daarvóór gebeurde community engagement vooral via brieven, inloopbijeenkomsten, e-mail en marketingtools zoals Spotler. Nadat zij door Publiq werd benaderd en kennismaakte met de app, wist Kate dat ze deze volledig zou benutten.

Verschillende alternatieven werden overwogen. Laing O’Rourke was op zoek naar een communicatiemiddel waarmee bewoners, betrokkenen en een breder geïnteresseerd publiek het project konden volgen. Ze waren al sne van mening dat Publiq dat allemaal zou kunnen. Nadat het systeem door de IT- en cybersecurityafdeling van het bedrijf was goedgekeurd, was de implementatie eenvoudig. Publiq promoten was geen probleem, want ze adverteerden met de QR-code voor het downloaden van de app. Honderden volgers maakten daar gebruik van.

Kate was vanaf het eerste moment fan van de app:

“Ik hield van alles aan Publiq. Ik vond het innovatief, creatief en een fantastisch hulpmiddel om het werk dat we deden te laten zien en om mijlpalen uit te lichten. De statistieken waren geweldig voor rapportage. Het had de mogelijkheid om tweerichtingsgesprekken te voeren met iedereen die vragen had, klachten wilde indienen of feedback wilde geven over het project. Het voelde als een compleet pakket.”

Waar werd Publiq voor gebruikt?

Publiq groeide snel uit tot het belangrijkste communicatiemiddel met de complete doelgroep, waarna de klantenservice en projectmailbox praktisch overbodig werden. Als hoofdgebruiker van Publiq is Kate degene die de informatie naar de nieuwsfeed van de app stuurt. “Ik verzamel informatie van de bouwplaats, inclusief foto’s, en pas die aan voor de updates.”

Wie de Publiq-feed van het Milton Keynes East Project bekijkt, ziet dat Kate dit regelmatig doet. Zij gebruikt (drone)foto’s om gebruikers een close-up of overzicht te geven van wat zij zelf alleen van de zijlijn kunnen zien. Bij de foto’s voegt ze uitleg toe, zodat de gebruikers precies weten wat er gebeurt en wat ze kunnen verwachten. Dit doet ze in begrijpelijke taal.

Op hun beurt zijn de gebruikers net zo actief, door te reageren met een duim omhoog (of omlaag), een hartje of een andere reactie naar keuze. Op die manier kan Kate precies inschatten hoe haar volgers de ontwikkelingen ervaren. Zij kan waar nodig actie ondernemen, haar berichten aanpassen aan de wensen van haar publiek en de kloof tussen project en omgeving verder dichten.

De toegevoegde waarde van Publiq

Door op deze manier volgers te verzamelen en hen op de hoogte te houden, kan Kate hen meenemen op een reis door het project en uitnodigen om er actief deel van uit te maken. De grootste doelgroepen, zoals bewoners en bedrijven van Moulsoe, Newport Pagnell en Milton Keynes, kijken niet passief toe, maar zijn actief betrokken en geïnformeerd. Dit niveau van interactieve betrokkenheid is met de communicatiemiddelen van vroeger zeer moeilijk te realiseren.

Publiq heeft zich bewezen als waardevolle bijdrager aan dit project. Volgens Kate heeft het vele voordelen die haar en haar collega’s dagelijks ondersteunen. “Gebruikers kunnen belangrijke updates en mijlpalen begrijpen”, zegt ze. “Zij krijgen directe meldingen over de acties die we ondernemen om verstoring en ongemak tot een minimum te beperken.” Bovendien heeft het ook het milieu en het projectbudget geholpen omdat “naarmate nieuwe informatie wordt gepubliceerd, zoals evenementen voor publieksbetrokkenheid, nieuwsbrieven, gemeenschapsinitiatieven en meer, de noodzaak om brieven, nieuwsbrieven en updates per post te versturen bijna is verdwenen.”

Feedback van betrokkenen

Kate is niet alleen actief aan de voorkant van Publiq, zij houdt ook goed in de gaten wat er achter de schermen gebeurt. De rapportagetool van Publiq, die haar laat zien hoe haar gebruikers reageren op haar berichten, is voor haar van grote waarde.

“We hebben zeer positieve feedback gekregen van de betrokkenen en de opdrachtgever waarvoor we werken”, zegt ze. De app vertegenwoordigt wat ze verwachten en is opgezet in een vertrouwd formaat.

Het Milton Keynes East Project is onlangs geregistreerd bij de Considerate Constructors’ Scheme, een grote onafhankelijke organisatie die social value en betrokkenheid in de bouwsector bevordert. Publiq helpt hen aan hun eisen te voldoen.

De toekomst met Publiq

Kate vindt dat het feit dat zij “haar doelgroep in realtime op de hoogte kan houden” een van de grootste krachten is die Publiq te bieden heeft. Daarom kijkt ze ernaar uit om Publiq ook bij andere projecten uit te rollen.

Wanneer we vragen of ze bedenkingen heeft over de app, kan zij weinig noemen. Voor haar is het gebruiksvriendelijk, eenvoudig te implementeren en echt effectief. Zij is ervan overtuigd dat ze ook in de toekomst nog veel met Publiq zal blijven werken. Bij Publiq kunnen wij ons geen beter vooruitzicht wensen dan dat.