Acht kantoorgebouwen, ongeveer 300 nieuwe woningen en een plan dat nog volop in ontwikkeling is. In de Molenzoom in Houten wordt gewerkt aan Pelmolenhof, een nieuwe woonbuurt vlakbij het centrum. Hoe die buurt er precies uit gaat zien, staat nog niet vast. Toch is Dora Scholten, communicatieadviseur bij De Wijde Blik Communicatie, nu al uitgebreid met de omgeving in gesprek.
"Als je pas in gesprek gaat wanneer je eigenlijk al een voorlopig of definitief ontwerp hebt, ben je vrij laat", zegt Dora. "Als je vroeg begint, kun je kijken welke lokale kennis en suggesties je kunt meenemen. Dat versterkt zowel je plan als je relatie met de buurt."
Voor Pelmolenhof combineert De Wijde Blik fysieke participatie met updates via Publiq. Bewoners, woningzoekenden en andere geïnteresseerden kunnen via de app het project volgen, informatie terugvinden en op bepaalde momenten reageren. Ik sprak met Dora over het belang en voordeel van vroege participatie en hoe Publiq daar de basis voor is.
Pelmolenhof maakt deel uit van een grotere gebiedsontwikkeling. Op de locatie staan momenteel acht kantoorgebouwen, die in de toekomst plaatsmaken voor een mix van appartementen en grondgebonden woningen. Over de bredere gebiedsontwikkeling is al uitgebreid met bewoners en andere belanghebbenden gesproken.
Die gesprekken gingen onder andere over de grootte en betaalbaarheid van woningen, voor wie er gebouwd moet worden en hoe de toekomstige leefomgeving eruit zou kunnen zien. Willen mensen vooral privacy of ruimte voor ontmoeting? Hoe belangrijk is groen? En wonen mensen liever groter en duurder, of compacter en betaalbaarder? "We zijn echt vroeg begonnen", vertelt Dora. "Mensen konden heel breed meegeven wat zij belangrijk vinden in hun leefomgeving. Dat proberen we nu mee te nemen in het ontwerp."
Maar hoe trek je interesse als er nog weinig concreets te vertellen valt? Dora deed dat op verschillende manieren. Er werden huis-aan-huis brieven verspreid en een eerste bijeenkomst georganiseerd. Daarnaast ging Dora met haar collega's het centrum van Houten in met een bloemenkraam. Bezoekers kregen bloemen en kaartjes van groeipapier met daarop een QR-code met een link naar het project in de Publiq app.
De kaartjes werden niet alleen aan directe omwonenden uitgedeeld. Ook woningzoekenden, jongeren en andere geïnteresseerden kregen er een mee. Al snel volgden meer dan 130 mensen het project via Publiq. "Ik had niet verwacht dat er zoveel belangstelling voor zou zijn", vertelt Dora. "Mensen komen je helpen en geven waardevolle input. Dan is het ook fijn als je nadenkt over hoe je het voor hen prettig en toegankelijk maakt."
Tijdens dit soort fysieke ontmoetingen vertellen mensen verhalen en ze komen soms met onderwerpen waar vooraf niet naar was gevraagd. Publiq heeft binnen die mix een andere functie. "We gebruiken Publiq als onze basis", legt Dora uit. "Daar is in principe alles te vinden wat wij naar buiten communiceren."
Wie een bijeenkomst mist of een brief niet meer heeft, kan informatie en documenten later in de app terugvinden. Ook de resultaten uit de eerste participatieronde zijn al via Publiq teruggekoppeld. De reacties uit de enquête, de startbijeenkomst en de gesprekken op straat zijn samengebracht in een participatieverslag.
Bewoners kunnen via Publiq bovendien informatie bekijken zonder eerst persoonsgegevens achter te laten. "Die feedback kreeg ik op straat ook. Mensen vroegen: dan willen jullie zeker mijn gegevens? Nee, ik hoef je gegevens niet. Ik wil gewoon dat je de enquête invult."
Dat het ontwerp nog niet vastligt, biedt ruimte voor inbreng, maar maakt participatie soms ook ingewikkelder. Tijdens de eerste bijeenkomst waren er enkele schetsen en ideeën, maar nog geen concreet beeld van hoe Pelmolenhof er uiteindelijk uit gaat zien.
Vooral voor woningzoekenden was dat soms lastig. "Je staat tussen die kantoorgebouwen, alles is beton en grijs, en dan vertel je over een groene daktuin en een halfverdiepte parkeergarage", zegt Dora. "Dat is natuurlijk nog behoorlijk ver van je bed."
Daarom moet volgens haar vanaf het begin duidelijk zijn waar mensen op dat moment invloed op hebben. "Je moet heel duidelijk zijn over waar wel en niet over geparticipeerd kan worden." Naarmate het ontwerp concreter wordt, veranderen ook de onderwerpen waarover mensen kunnen meedenken.
Voor Dora is vroeg participeren meer dan een verplicht onderdeel van het ontwikkelproces. De mensen die ergens wonen, kennen een gebied op een andere manier dan een ontwikkelaar, architect of adviseur. "Je kunt je technische kennis of je kennis als ontwikkelaar combineren met de kennis uit de buurt. Die twee samen kunnen een heel mooi plan vormen."
Dat betekent niet dat iedere wens uitkomt en terugkoppeling is daarom belangrijk. De Wijde Blik laat zien welke input is opgehaald en wil in volgende fases ook uitleggen wat ermee is gedaan. "Dan laat je in ieder geval zien dat je erover hebt nagedacht. Mensen weten dan dat ze niet tegen een muur staan te praten."
De waarde van die vroege gesprekken kan later opnieuw zichtbaar worden. Het idee is dat Publiq na de participatiefase beschikbaar blijft wanneer Pelmolenhof richting uitvoering gaat. De mensen die het project nu volgen, kunnen dan ook tijdens de werkzaamheden op de hoogte worden gehouden.
Dora verwacht niet dat vroege participatie alle toekomstige klachten over de bouw altijd voorkomt. "Bouwoverlast bestaat. We kunnen niet doen alsof die er niet meer is." Wat wel verandert, is de relatie met de omgeving. "Als je al eerder een relatie hebt, kun je gewoon aangeven: hé, ik heb nu last van het stof, of ze beginnen te vroeg met werken. Dat is een heel andere manier van communiceren dan wanneer je een week van tevoren voor het eerst een bericht krijgt."
Als ik Dora naar advies vraag voor andere communicatie- en participatieprofessionals, zegt ze: “begin op tijd, bepaal vooraf waar mensen daadwerkelijk invloed op hebben en wees daar eerlijk over. Kies vervolgens een vorm die bij het project en de doelgroep past.” Bij Pelmolenhof was dat een combinatie van bijeenkomsten, gesprekken op straat, een enquête en Publiq als centrale plek waar alles wordt gecommuniceerd.
Het participatietraject is nog lang niet afgerond. De opgehaalde wensen en zorgen worden meegenomen in de verdere uitwerking van het ontwerp. Daarna volgen nieuwe momenten waarop de omgeving kan reageren. Dora hoopt uiteindelijk op "een heel mooi plan dat aansluit bij Houten, bij zowel de omwonenden als de woningzoekenden."